POLÍTICA
POR FAVOR LEA ATENTAMENTE ESTOS TÉRMINOS ANTES DE FACILITAR SUS DATOS PERSONALES O INTERACTUAR CON NUESTROS CANALES
1. INTRODUCCIÓN
Smart Help Soluciones S.A. (en adelante, “Smart Help” o “SHS”) es una empresa ecuatoriana dedicada a diseñar, implementar y soportar soluciones tecnológicas y de ciberseguridad integrales, con un firme compromiso con la protección de los datos personales de sus clientes, colaboradores, proveedores y demás partes interesadas.
En cumplimiento con la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP) de Ecuador y las mejores prácticas internacionales, esta política establece los principios y lineamientos para garantizar un tratamiento adecuado, seguro y transparente de los datos personales.
2. OBJETIVO
Establecer los principios, procedimientos y controles que rigen el tratamiento de datos personales en Smart Help, asegurando el cumplimiento de la LOPDP y protegiendo los derechos de los titulares de los datos.
Asegurar que los usuarios tengan claridad y control sobre su información personal, y que puedan ejercer sus derechos de acceso, rectificación, eliminación, oposición, limitación y portabilidad (cuando aplique), mientras SHS mantiene medidas de seguridad y confidencialidad para evitar el acceso no autorizado o el uso indebido de los datos.
3. ALCANCE
Esta política aplica a todas las actividades de tratamiento de datos personales realizadas por Smart Help, incluyendo, pero no limitándose a, los datos recopilados de clientes, empleados, proveedores y usuarios de nuestros servicios.
Esta política aplica a todos los usuarios que visitan, interactúan o proporcionan datos personales a través de:
- Formularios del sitio web.
- Chat, WhatsApp, llamadas telefónicas o correos electrónicos.
- Registros a recursos informativos (cuando existan).
- Cualquier otro medio de contacto relacionado con los productos y servicios de SHS.
Los usuarios pueden navegar por nuestro sitio web sin identificarse ni revelar información personal. Sin embargo, una vez que se proporciona información personal, el usuario deja de ser anónimo para nosotros y se convierte en un PROSPECTO o USUARIO, y la información califica como confidencial.
4. DEFINICIONES
Para efectos de esta política:
- Dato personal: dato que identifica o hace identificable a una persona natural, directa o indirectamente.
- Titular: persona natural cuyos datos son tratados por Smart Help. En su relación con nosotros podrán ser tratados datos personales de clientes, posibles clientes, usuarios y/o proveedores.
- Responsable del tratamiento: Smart Help decide sobre la finalidad y los medios del tratamiento; por ello es responsable del tratamiento de los datos personales.
- Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, autoridad pública u otro organismo que trate datos personales a nombre y por cuenta de un responsable.
- Destinatario: persona natural o jurídica a quien se comunican datos personales.
- Delegado de protección de datos personales: persona natural encargada de informar al responsable o encargado sobre sus obligaciones legales; velar por el cumplimiento normativo; cooperar con la Autoridad de Protección de Datos Personales; y servir como punto de contacto entre la autoridad, la entidad y los titulares para el ejercicio de derechos.
- Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, automatizadas, parcialmente automatizadas o no automatizadas, tales como: recogida, recopilación, obtención, registro, organización, estructuración, conservación, custodia, adaptación, modificación, eliminación, indexación, extracción, consulta, elaboración, utilización, posesión, aprovechamiento, distribución, cesión, comunicación o transferencia y, en general, cualquier uso de datos personales.
- Autoridad de Protección de Datos Personales: autoridad pública independiente encargada de supervisar la aplicación de la ley, su reglamento y resoluciones, para proteger derechos y libertades fundamentales respecto del tratamiento de datos personales.
- Socios / Proveedores / Distribuidores: colaboradores o empresas terceras ajenas a Smart Help con las que Smart Help colabora y presta servicios; respecto de las cuales, en los casos específicamente indicados, podrá realizarse publicidad de estos.
- Leyes aplicables: normativa en materia de protección de datos, en especial la LOPDP de Ecuador.
5. RESPONSABILIDADES
- Titulares de la información: proveer información veraz y actualizada, así como notificar cualquier cambio.
- Smart Help: garantizar el cumplimiento de la LOPDP, implementar medidas de seguridad adecuadas y responder oportunamente a solicitudes de los titulares.
- Encargados de la información (proveedores/terceros): adoptar medidas técnicas y organizativas para proteger los datos y tratar la información exclusivamente según las instrucciones de Smart Help.
6. PRINCIPIOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Smart Help adopta los siguientes principios:
- Licitud, lealtad y transparencia: tratamiento legal, transparente y respetuoso de los derechos de los titulares.
- Limitación de la finalidad: datos recopilados con fines específicos, explícitos y legítimos, no tratados de manera incompatible.
- Minimización de datos: solo los estrictamente necesarios para cumplir finalidades.
- Exactitud: datos actualizados y exactos; se adoptarán medidas para corregir o eliminar datos inexactos.
- Integridad y confidencialidad: protección mediante medidas técnicas y organizativas para evitar accesos no autorizados, pérdidas o daños.
- Responsabilidad proactiva: Smart Help será responsable del cumplimiento y demostrará dicho cumplimiento.
7. DATOS RECOLECTADOS
Smart Help recolecta los siguientes datos personales, según la relación con los titulares:
- Datos de identificación: nombres, apellidos, cédula, dirección.
- Datos de contacto: teléfono, correo electrónico.
- Información laboral: cargo, datos de contratos.
- Datos técnicos necesarios para la provisión de servicios.
8. USO DE LOS DATOS
Los datos recolectados serán utilizados únicamente para las finalidades establecidas en esta política, garantizando un uso adecuado y proporcional.
9. DERECHOS DE LOS TITULARES
Los titulares de datos personales tienen derecho a:
- Información: solicitar información conforme a los principios de lealtad y transparencia.
- Acceso: solicitar información sobre los datos personales tratados por Smart Help.
- Rectificación y actualización: solicitar corrección de datos inexactos o incompletos.
- Eliminación: solicitar eliminación cuando sea legalmente procedente.
- Oposición: oponerse al tratamiento por motivos legítimos.
- Portabilidad: solicitar transferencia de datos a otro responsable cuando sea técnicamente viable.
- Suspensión del tratamiento: solicitar la suspensión del tratamiento.
- No ser objeto de decisiones basadas única o parcialmente en valoraciones automatizadas: solicitar no ser sometido a decisiones basadas en procesos automatizados (incluida elaboración de perfiles) que produzcan efectos jurídicos o afecten derechos y libertades.
Canal para ejercer derechos:
Los titulares pueden comunicarse con Smart Help a través del correo moc.tiplehtrams@dadicavirp o mediante los canales habilitados en el sitio web.
10. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Smart Help trata datos personales para las siguientes finalidades:
- Proveer servicios tecnológicos y de ciberseguridad.
- Administrar la relación comercial con clientes, proveedores y aliados estratégicos.
- Gestionar recursos humanos, incluyendo selección, contratación y evaluación de empleados.
- Cumplir obligaciones legales, fiscales y regulatorias.
- Enviar comunicaciones relacionadas con productos, servicios y actividades corporativas, previa autorización del titular.
- Garantizar la seguridad de instalaciones, sistemas y redes.
11. LEGITIMACIÓN PARA EL TRATAMIENTO
Las bases de datos en Smart Help están destinadas a la gestión de clientes, empleados, proveedores y contactos comerciales, con finalidades de:
- Prestación de servicios.
- Gestión administrativa y operativa.
- Cumplimiento de obligaciones legales.
12. ALOJAMIENTO Y ALMACENAMIENTO DE LOS DATOS
12.1 Clientes y socios
Los datos serán tratados para la ejecución de contratos, prestación de servicios y comunicación directa. Además, se garantizará el respeto a sus derechos, como la confidencialidad de la información compartida y la posibilidad de ejercer sus derechos ARCO (Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición), cuando aplique.
12.2 Funcionarios y colaboradores
Información utilizada para procesos administrativos, laborales y de seguridad social. Los datos serán tratados exclusivamente para fines de la relación laboral y protegidos mediante medidas físicas y digitales.
12.3 Proveedores
Gestión de contratos, pagos y cumplimiento legal. Smart Help asegura la confidencialidad de los datos compartidos por los proveedores y limita su uso a las actividades contratadas.
12.4 Directivos
Datos tratados para procesos de gobierno corporativo, incluyendo información financiera, estratégica y operativa, bajo estrictas medidas de seguridad.
12.5 Visitantes
Datos recolectados en sistemas de control de acceso para garantizar la seguridad de las instalaciones. Incluye registros de identificación y grabaciones de cámaras de videovigilancia.
12.6 Sistemas de videovigilancia
Las grabaciones se utilizan únicamente para seguridad y protección de instalaciones y se almacenan por un período limitado según normativa vigente.
12.7 Información de niños, niñas y adolescentes
Solo tratada con el consentimiento expreso de sus representantes legales y en estricto cumplimiento de normativas aplicables. Se adoptan medidas adicionales de protección.
12.8 Uso de cookies y web beacons
Se recolectan datos de navegación con fines analíticos, publicitarios y de mejora de experiencia, garantizando que los titulares puedan gestionar sus preferencias de privacidad.
12.9 Big data
Los datos personales anonimizados pueden analizarse para identificar patrones, optimizar servicios y generar valor agregado.
12.10 Datos sensibles
Incluyen información sobre salud, orientación sexual, datos biométricos, entre otros. Solo serán tratados bajo consentimiento explícito y medidas de seguridad reforzadas.
13. ALMACENAMIENTO
Los datos serán almacenados en servidores seguros, utilizando tecnologías de cifrado, redundancia, copias de seguridad periódicas y controles de acceso restringido para proteger la información contra amenazas internas y externas.
14. MEDIDAS DE SEGURIDAD
Smart Help implementa medidas técnicas, organizativas y legales para garantizar la seguridad de los datos personales, entre las que se incluyen:
- Encriptación y pseudonimización de datos.
- Controles de acceso físico y lógico.
- Políticas de gestión de contraseñas y autenticación.
- Capacitación continua a colaboradores sobre protección de datos.
- Auditorías periódicas para verificar cumplimiento de esta política y de la LOPDP.
15. TRANSFERENCIA Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO
Smart Help no transferirá datos personales a terceros sin el consentimiento explícito del titular, salvo en los casos permitidos por la LOPDP.
Cuando se contraten encargados del tratamiento, estos estarán obligados a garantizar la protección de los datos personales mediante acuerdos contractuales específicos.
16. GESTIÓN DE INCIDENTES
En caso de incidentes relacionados con protección de datos personales, Smart Help seguirá los siguientes pasos:
- Detección: identificar el incidente y su alcance.
- Contención: tomar medidas inmediatas para limitar efectos.
- Notificación: informar a partes afectadas y, cuando aplique, a la autoridad de control dentro de los plazos legales.
- Análisis: determinar causas y datos afectados.
- Acciones correctivas: implementar medidas para evitar recurrencia.
17. CONSERVACIÓN Y DESTRUCCIÓN DE LA INFORMACIÓN
Los datos serán conservados únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento, conforme a esta política y disposiciones legales aplicables.
Una vez cumplida la finalidad o expirado el período de retención, los datos serán destruidos mediante métodos seguros, como: borrado criptográfico, trituración o eliminación física controlada.
18. USO DE DISPOSITIVOS PERSONALES
El uso de dispositivos personales para acceder o tratar datos de Smart Help estará permitido únicamente bajo estas condiciones:
- Dispositivos con software actualizado y medidas de seguridad (contraseñas robustas, cifrado y antivirus).
- Prohibido almacenar datos personales en dispositivos personales de forma permanente.
19. OBLIGACIONES Y PROHIBICIONES
19.1 Obligaciones
- Respetar esta política y garantizar confidencialidad de los datos tratados.
- Reportar cualquier incidente de seguridad de forma inmediata.
19.2 Prohibiciones
- Acceder a datos sin autorización.
- Compartir o divulgar datos sin el consentimiento correspondiente.
20. ACTUALIZACIÓN Y REVISIÓN DEL MANUAL
Esta política será revisada anualmente o cuando existan cambios relevantes en la legislación aplicable o en las operaciones de Smart Help. Los cambios serán comunicados oportunamente a todas las partes interesadas.
21. INCUMPLIMIENTO
El incumplimiento de esta política será considerado una falta grave y podrá derivar en sanciones disciplinarias, incluyendo terminación de contratos laborales o comerciales, así como la adopción de acciones legales correspondientes.
22. ACEPTACIÓN DE LA POLÍTICA
Todos los colaboradores, contratistas y terceros autorizados que accedan a los recursos tecnológicos de la compañía deben firmar un acuerdo de aceptación de esta política como condición para su uso.
23. CONTACTO
Para consultas relacionadas con esta política, los titulares pueden comunicarse a través de:
- Correo: moc.tiplehtrams@dadicavirp
- Dirección: Gonzalo Noriega N39-31 y Portete, el Batán / Quito, Ecuador
- Teléfono: (+593) 0985033218
24. VIGENCIA Esta política entra en vigor a partir de su aprobación y publicación el [fecha de emisión].